Interview mit SEIDEL RUNTEMUND + PARTNER, Wirt­schafts­prüfungs- und Steuerberatungs­gesellschaft aus Hamburg

Dr. Volker Runtemund ist Steuerberater, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht. Seit 2005 war er Partner verschiedener Kanzleien und arbeitet seit 2014 in der jetzigen Kanzlei mit zwei weiteren Partnern. Er treibt das Thema Digitalisierung bereits seit 2006 voran, damals mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Seit 2008, und damit als einer der ersten Steuerberater in Hamburg, bearbeitet er Mandate über die digitale Plattform der DATEV. Mit der Einführung der elektronischen Unterschriftenlösung inSign im Jahr 2020 schaffte er es, seine Geschäftsprozesse vollständig zu digitalisieren. 

Wir haben Herrn Dr. Runtemund zu seinen Erfahrungen mit der elektronischen Unterschrift mit inSign befragt. 

Welche Kriterien haben bei der Auswahl einer elektronischen Unterschriftenlösung eine entscheidende Rolle gespielt? 

Eine elektronische Signaturlösung war für mich spannend, da ich einen ununterbrochenen elektronischen Prozess schaffen wollte, z. B. für das Unterschreiben und Freigeben von Steuer­erklärungen.
Ein Grund für mich, warum ich inSign den anderen Signaturanbietern für überlegen halte, sind die biometrischen Daten einer Unterschrift, die dem Dokument verschlüsselt beigefügt werden. Damit ist eine Unterschrift noch besser beweisbar. Außerdem war für mich wichtig, dass es ein deutscher Anbieter ist, mit Servern in Deutschland. Was das Thema Datenschutz angeht, fühle ich mich bei inSign bestens aufgehoben.

In welchen Prozessen setzen Sie inSign ein? 

Wir schließen mit unseren Mandanten die Mandatsvereinbarung, Honorarvereinbarung und unsere Vollmachten über inSign ab. Auch Steuererklärungen, Jahresabschlüsse oder andere Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, lassen wir uns über diese Lösung unterschreiben. Das machen wir insbesondere dann, wenn wir die Unterschrift schnell benötigen. Hier liegt der allergrößte Vorteil von inSign. Sie können, wenn Sie mit dem Mandanten in Kontakt sind und mit ihm z. B. telefonieren, binnen Minuten die Unterschrift einholen. Er könnte in Australien sitzen oder an einem sonstigen Ort, das ist mit der elektronischen Unterschriftenlösung egal.

Was ist der häufigste Anwendungsfall bei Ihnen und wie sieht der Prozess genau aus? 

Am häufigsten verwenden wir die Software für unsere Steuererklärungen. Das bisherige Vorgehen war so, dass wir die Steuererklärungen am Computer erstellt und als Ergebnis ein achtseitiges Dokument ausgedruckt haben. Dieses konnte sich der Mandant dann durchlesen und unterschreiben. Das unterschriebene Dokument haben wir danach wiederum eingescannt, elektronisch archiviert und die Papierdokumente entsorgt. Im Anschluss wurden die Steuererklärungen elektronisch über eine Schnittstelle an das Finanzamt gesendet. Der Versand per Post entfällt dadurch seit einigen Jahren. Der gesamte Prozess ohne die elektronische Unterschriftenlösung war aufwändig und eine Papierverschwendung.

Diese Lücke haben wir jetzt mit inSign geschlossen. Nun stellen wir dem Mandanten die Steuererklärung elektronisch zur Verfügung. Dies geschieht entweder per Online-Bearbeitung, wenn der Mandant nicht in die Kanzlei kommt, oder vor Ort. Hierfür haben wir einen großen Bildschirm in der Kanzlei. Der Mandant kann sich die Steuererklärung genau durchlesen und dann anschließend auf unserem iPad elektronisch unterzeichnen. Das heißt, auch für persönliche Besprechungstermine haben wir diesen Prozess vollständig digitalisiert.

Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um das neue Tool erfolgreich einzuführen? 

Nicht viel, es gab nur ein internes Meeting mit den Mitarbeitern, in welchem ich das neue Tool vorgestellt und erklärt habe. Ich habe auch die internen Prozesse ein wenig angepasst, weil z. B. die Steuererklärung nicht mehr ausgedruckt, sondern elektronisch verschickt wird.

Was erhoffen Sie sich für die Zukunft durch inSign? 

Ich erhoffe mir, dass wir in unserer Kanzlei unsere Bearbeitungsprozesse noch mehr digitalisieren können, als wir es ohnehin schon machen und unsere Mandanten das als Vorteil sehen.

Welches Fazit ziehen Sie? 

Die elektronische Unterschrift ist unter Umständen erklärungsbedürftig, da nicht jeder diese Art der Unterzeichnung kennt. Dessen ungeachtet bin ich sehr zufrieden, da die Prozesse viel schneller abgeschlossen werden. Ich benutze inSign wirklich gerne und regelmäßig und bin überzeugt, dass diese Lösung in naher Zukunft in immer mehr Kanzleien Einzug halten wird.

Die wichtigsten Fakten zu inSign auf einen Blick: 

• E-Signaturlösung der iS2 Intelligent Solution Services AG
• Deutsches Unter­nehmen mit Servern in Deutschland
• Branchenunabhängige Lösung, Markt­führer in der Versicherungs­branche
• Über 10 Millionen Nutzer
• Fortgeschrittene elektronische Signatur als Standard
• TÜV-zertifizierte, rechtssichere und beweisbare Unterschrift
• DSGVO- und eIDAS-konform

Das klingt interessant? 

Weitere Informationen zu inSign unter: www.getinsign.de 

Oder schreiben Sie einfach eine E-Mail an: service@getinsign.de