Ohne deine Mitarbeiter wird es keine Kanzleientwicklung geben

Gehörst du auch zu den Kanzleiinhabern, die eigentlich total motiviert sind, das eigene Unternehmen in Richtung Zukunft zu steuern? Doch im Alltag wird diese Motivation an vielen Stellen ausgebremst? Du arbeitest rund 60 Stunden in der Woche und trotzdem geht es nicht voran?

So wie dir geht es vielen Steuerberatern. Mittlerweile haben wir rund 300 Kanzleien in Deutschland beraten und hören immer wieder dieselben Geschichten – allerdings aus zwei verschiedenen Perspektiven.

Auf der einen Seite stehen die Mitarbeiter, auf der anderen Kanzleiinhaber wie du. Das Team sagt häufig: „Alles muss über den Schreibtisch des Chefs gehen, er will alles kontrollieren und nimmt sich kaum Zeit für

den Menschen hinter dem Mitarbeiter.“ Immer wieder berichten Teammitglieder bei unseren Workshops, dass der Kanzleiinhaber noch selbst die Post öffnet und Anrufe entgegennimmt.

Du hingegen siehst die andere Seite der Medaille und hast das Gefühl, dein Team zieht bei Veränderungsprozessen nicht richtig mit und arbeitet unselbstständig. Wer am Ende Recht hat? Unsere Erfahrung zeigt: meistens beide. Es ist ein Teufelskreis, aus dem es ohne externe Hilfe nur schwer ein Entkommen gibt. 

Die Workshops der newgen Kanzleistrategen setzen genau an dieser Stelle an. Patrick Terwersche berichtet im Interview, warum bei den Kanzleien die Nachfrage in diesem Bereich steigt und steigt. 

Patrick, du hast allein im vergangenen Jahr deutschland- weit rund 20 Mitarbeiter-Workshops für Kanzleien geleitet – Tendenz stark steigend. Warum ist die Nachfrage so hoch?

Patrick: Immer mehr Kanzleiinhaber und Kanzleiinhaberinnen erkennen, dass gerade in Zeiten des digitalen Wandels nachhaltige Entwicklung ohne das Team nicht möglich ist. Oftmals ist es aber schwierig, an der bestehenden Situation etwas zu ändern, da die Strukturen festgefahren und die Fronten verhärtet sind. Daher kommen sie auf uns zu und suchen nach Rat.

Warum ist ein Mitarbeiter-Workshop so geeignet, um diese Strukturen aufzubrechen und die Entwicklung voranzutreiben?

Patrick: Um das zu verstehen, muss man unsere Spielregeln kennen. Mit dem Workshop schaffen wir einen Raum, in dem sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter austauschen können, ohne dass die Unternehmensführung anwesend ist. Hier können sie offen formulieren, was aus ihrer Sicht in der Kanzlei schlecht und was gut läuft. Im nächsten Schritt geht es dann um den Perspektivenwechsel.

Was meinst du damit?

Patrick: Wir stellen den Mitarbeitern die Frage: Was würdest du dir konkret wünschen, was im Arbeitsalltag anders läuft? Und wie kannst du einen Beitrag dazu leisten, dass dieses Vorhaben umgesetzt wird? Es geht darum, Eigenverantwortung zu übernehmen und Herausforderungen proaktiv zu lösen

Wenn ihr euer Equipment für die Workshops packt, sehe ich immer einen Stapel Bierdeckel. Was hat es damit auf sich?

Patrick (lacht): Sicherlich trinken wir nach dem Workshop auch mal gemeinsam ein Kaltgetränk, aber die Bierdeckel sind in erster Linie für das Projektmanagement gedacht. Die Mitarbeiter formulieren hierauf Ziele und Aufgaben, die erfüllt werden müssen, damit nach drei Monaten ein klarer Fortschritt erkennbar ist. Es ist dabei wichtig, dass die Ziele vom Team selbst verfasst werden. Das „Warum“ ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz entscheidend. Warum mache ich das und was bedeutet das konkret für meinen Alltag.

Hast du ein Beispiel?

Patrick: Nehmen wir einmal das Onboarding in der Kanzlei. Oft läuft es so, dass ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin ihren ersten Tag hat und keiner so richtig weiß, was man nun mit ihr/ihm machen soll. Der Monitor fehlt, der Schreibtischstuhl ist noch nicht aufgebaut und die Vorstellungsrunde ist in Zeiten von Corona auch schwierig. Das Bierdeckel-Projekt könnte dann so aussehen: Ich erarbeite in den nächsten drei Monaten einen strukturierten Onboarding-Prozess, sodass am ersten Arbeitstag die Abläufe klar sind und alle benötigten Materialien vorliegen. Ein anderes Projekt wäre zum Beispiel, Zuständigkeiten für die verschiedenen Bereiche neu zu regeln oder die Kollegen in einer bestimmten Softwarelösung zu schulen. Durch das Bierdeckel-Projektmanagement schaffen wir eine intrinsische Motivation. 

Hat die Kanzleileitung denn auch noch ein Mitspracherecht?

Patrick: Natürlich. Zum Ende des Workshops stößt der Kanzleiinhaber dazu und hört sich die Projekte an. Es kann ja zum Beispiel sein, dass für eine der Herausforderungen bereits eine zeitnahe Lösung in Sicht ist, aber das Team noch gar nichts davon wissen konnte. Mit ihrem finalen „Okay“ stimmt die Kanzleileitung dann zu, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit pro Woche eine Stunde an der Entwicklung des Projekts arbeiten dürfen. Nach drei Monaten folgt dann die Auswertung. Die Resultate sind wirklich erstaunlich. Die Mitarbeiter verpflichten sich gegenüber der Kanzleileitung. Das Team hat jetzt keine Ausreden mehr dafür, dass Dinge nicht funktionieren, denn sie wissen jetzt, wie sie es selbst lösen können. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind es in der Regel nicht gewohnt, die Initiative zu übernehmen. Das ändert sich durch den Workshop nachhaltig.

Du leitest eine Kanzlei und wünschst dir auch, dass dein Team endlich proaktiv an der Kanzleientwicklung mitwirkt, anstatt immer nur über die aktuelle Situation zu meckern? Dann vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch!