Als ich vor langer Zeit bei einer Veranstaltung (man kann es sich kaum noch vorstellen, so mit echten Besuchern) Fastdocs vorstellte fragte mich ein Besucher, ob ich eines Morgens aufgewacht wäre und keine Steuerberaterin mehr sein wollte. Ich musste lachen und sagte, dass es nicht ganz so gewesen sei. Fastdocs wurde vielmehr gegründet, weil wir in der Kanzlei praktische Probleme hatten. Probleme, von denen sich herausstellte, dass Sie in nahezu jeder Kanzlei vorhanden sind.

Evelyn, alias Emmy Oettinger, ist die Steuerberaterin, die als Gründerin hinter Fastdocs steht.

Meine Mitarbeiter*innen waren einfach immer gestresst, wenn Mandanten neue Mitarbeiter*innen eingestellt haben und der Personalfragebogen wieder nicht vollständig war. Bei der Krankenkasse steht nur AOK, nicht AOK Bayern. Bei der Sozialversicherungsnummer ist die Versichertennummer der Krankenkasse eingetragen. Bei Steueridentifikationsnummer steht die Steuernummer des Finanzamtes. Und wenn mal alles vollständig ist, dann kann es keiner lesen. Mein Team wollte diesen Zustand einfach nicht mehr und hat mich gebeten, etwas zu tun. Daraus ist Fastdocs entstanden.

Wir haben den Papierfragebogen in eine digitale Form gebracht.

Der Prozess wurde aufgeteilt auf Arbeitgeber*in, Arbeitnehmer*innen und die Kanzlei. Jeder ergänzt die Angaben, die er kennt und vorliegen hat. Am Ende erhält die Kanzlei eine Import-Datei, die in die DATEV-Systeme eingelesen werden kann. Uns ist an der Stelle wichtig, dass es keinen Medienbruch gibt. Wir können zwischenzeitlich auch csv-Dateien zur Verfügung stellen, die Kanzleien dann in andere Software-Systeme als DATEV einlesen können. 

Das großartige ist, die Daten sind vollständig und auch korrekt. Wir validieren die kritischen Felder und erhalten somit die Sicherheit, dass alles Notwendige vorliegt, die Mitarbeiter*in abzurechnen. Die Folge sind zufriedene Mitarbeiter*innen und auch ein gestärktes Mandatsverhältnis, da die ständigen Rückfragen entfallen, die für alle Beteiligen unschön und nervenaufreibend sind. Die Zeitersparnis bei Neueinstellung liegt je Mitarbeiter bei ca. 25 Minuten. Ein Garant für die Kanzlei, in dieser Zeit weiteren Umsatz zu erzielen und sich wichtigeren Themen, wie z. B. der Erstellung von Jahresabschlüssen, zuzuwenden.

Fastdocs Client

Mit Fastdocs Client haben wir ein zweites Produkt, das auf Wunsch unserer bestehenden Kunden entstanden ist. Das Onboarding neuer Mandanten in der Kanzlei. Bisher war es auch bei uns so, dass die Kanzleileitung einige Daten beim Erstgespräch eingesammelt hat. Dann hat das Sekretariat/Backoffice ein PDF versendet. Am Ende musste die Mitarbeiter*in, die den Jahresabschluss erstellt, dann all das anfordern, was bis zu dem Zeitpunkt nicht vorlag.  

Fastdocs Client vereinfacht die Arbeitsabläufe in der Kanzlei, da die Stammdaten nicht mehr unstrukturiert und dreigeteilt gesammelt werden und von Beginn an vollständig vorliegen. Die Zukunft ist eine Integration in 5F Software. Diese wird es den Neumandanten ermöglichen, direkt die entsprechenden benötigten Vertragsunterlagen, Bescheide etc. über ein Upload zur Verfügung zu stellen. Mittels Vorlagen und je nach Rechtsform genau auf den jeweiligen Mandanten zugeschnitten. Auch dem Thema Grundsteuerreform werden wir uns widmen. Wir glauben, hier kommt eine Menge an Aufwand auf die Kanzlei zu. Ein großer Aufwand wird es unter anderem sein, an die entsprechenden Daten des Mandanten zu kommen. Nicht so mit Fastdocs. Wir werden den Kanzleien einen fertigen Workflow zur Verfügung stellen, der die Datenbeschaffung nicht zum Problem werden lässt.

Fastdocs bietet für all seine Produkte eine 14-tägige Testphase an.
Während dieser 14 Tage unterstützt Fastdocs
die Steuerberatungskanzleien,
damit eine Einführung reibungslos und
ohne Aufwand stattfinden kann.

Alles zu unseren Produkten
erfahrt ihr unter https://fastdocs.de.