3 Maßnahmen für mehr Rentabilität bei der Personalabrechnung für Mandanten
In vielen Kanzleien sind die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zwar ein guter Umsatzbringer. Beim Aufrechnen von Aufwand und Nutzen wird allerdings schnell klar, dass sie am wenigsten Gewinn abwerfen. Das muss nicht sein.
Eines vorweg: Niemand verflucht die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie gehört eben dazu. Und auf den ersten Blick bringt sie nicht einmal schlechte Zahlen. Doch dieser Eindruck täuscht häufig. Denn die Rentabilität beim Lohn ist in vielen Kanzleien ein Problem. Wieso?
Das liegt schlichtweg daran, dass sie oft viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Die guten Umsatzzahlen werden deshalb durch Ineffizienz getrübt.
Viel Arbeit, wenig Abrechenbares: Was genau hält bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung so auf? Das Problem: Enorm viele Tätigkeiten fallen in die Lohnabrechnung, aber nur wenige davon bringen Geld. Hier ein Beispiel, das das gut veranschaulicht.
In diesem fiktiven Beispiel bezahlt der Mandant 12,50 Euro pro Abrechnung. Jemand, der routiniert abrechnet, schafft 20 Abrechnungen in einer halben Stunde. Das entspricht 250 Euro. Die restlichen Tätigkeiten sind jedoch nicht vergütet und diese fressen richtig Zeit, sodass am Ende ein Stundenlohn von knapp 77 Euro herauskommt. Das ist relativ wenig.
VON DER PFLICHT ZUR KÜR MIT
Extras: Kanzleien haben also eine Aufgabe, die für viele mehr Pflicht als Kür ist, aber eigentlich guten Umsatz bringt. Wie können sie aus dieser Situation das Beste herausholen?
Hierfür sind drei recht einfache Schritte notwendig. Richtig angewendet, können diese zu einer Effizienzsteigerung mit hohen zweistelligen Prozentwerten führen. Und ja: Es ist Arbeit dafür notwendig. Mit ein wenig Digitalisierung an den richtigen Stellen ist das jedoch Arbeit, die sich auf Dauer enorm auszahlt.
Denn nicht nur die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht schneller von der Hand, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Mandanten wird schneller, reibungsloser und sicherer.
3 SCHRITTE ZU MEHR EFFIZIENZ
++Was sind die drei Steps, die für mehr Ertrag sorgen?
1. Systembrüche beseitigen
Viele nutzen für ihr Melde- und Bescheinigungswesen externe Webportale wie
sv.net. Um jedoch schneller arbeiten zu können, ist eine integrierte Lohnsoftware notwendig. Die Software befüllt Formulare automatisiert und minimiert so den Arbeitsaufwand immens. Dokumente an die Sozialversicherungen und die Bundesagentur für Arbeit werden ebenso direkt übers Programm versendet. Kein Wechsel der Systeme, alles aus einem Guss: das spart enorm viel Zeit.
In unserem fiktiven Beispiel von zuvor wurden nun 30 Minuten eingespart – und das nur durch ein integriertes System. Damit steigt der Stundenlohn übrigens auf 91 Euro. Das ist schon mal ein Gewinn von 18 Prozent.
2. Die entscheidenden Prozesse digitalisieren
Wenn die Lohnabrechnung effizienter werden soll, muss sie digitaler werden. Denn nichts kostet mehr Zeit als Drucken, Versenden und Ablegen. Wichtig ist hier: Es geht nicht darum, blind oder nur um des Digitalisierens willen umzustellen, sondern an den größten Hebeln anzusetzen.
Digitale Zustellung von Lohnunterlagen
Druck, Versand und Archivierung entfallen komplett. Zusätzlich bringt diese Lösung endlich die notwendige Sicherheit im Datenschutz.
Dokumente und Auswertungen online bereitstellen
Mandanten erhalten so immer Zugriff auf Dokumente in Sekundenschnelle. Zudem können sie Unterlagen auch ohne Besuch in der Kanzlei direkt freigeben.
Ablage in eine digitale Personalakte
Der Mandant sendet seine Personaldokumente via Web-Portal anstatt per E-Mail. So ist die Kommunikation immer sicher. Danach werden die Dokumente in die entsprechende digitale Personalakte des Mitarbeiters des Mandanten abgelegt. So sind alle Lohnunterlagen immer am richtigen Ort und jede Änderung ist jederzeit nachvollziehbar.
Digitale Archivierung
Alle Auswertungen aller Abrechnungsjahre werden von der Software automatisch in ein digitales Archiv abgelegt und können jederzeit eingesehen werden. Das bedeutet keine Platzverschwendung mehr und niemand muss mehr drucken, lochen oder Ordner in Regale stellen.
Digitalisiert und schon wieder Zeit gespart. Unsere fiktive Kanzlei spart dadurch 35 Minuten, denn die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst geht schneller. Auch der Aufwand für Druck, Versand sowie Archivierung wird auf ein Minimum reduziert. Der Stundensatz steigt um 49 Prozent auf rund 115 Euro.
3. Leistungen erfassen und somit korrekt abrechnen
Beim letzten Schritt ist es ausschlaggebend, zwischen Basis- und Zusatzleistungen zu unterscheiden
und dementsprechend abzurechnen. Und: Diese Leistungen müssen intern auch erfasst werden. So können Sonderleistungen präzise mit dem Mandanten abgerechnet werden.
Das spart zwar keine Zeit, sorgt aber dafür, dass keine Minute umsonst gearbeitet wird. Das steigert den Umsatz und bringt einen Stundensatz von 143 Euro.
Hohe Chancen auf Ertragssteigerung: Wer diese drei Maßnahmen umsetzt, kann den Ertrag bei der Lohnabrechnung immens steigern. Im obigen fiktiven Beispiel erhöht die Kanzlei den Erlös um satte 85 Prozent. Wieviel wirklich drin ist, wird für jeden variieren. Denn natürlich sind Bearbeitungszeiten unterschiedlich. Es gibt jedoch keinen einfacheren Weg den Ertrag der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Dauer zu steigern.
Wer die einzelnen Schritte im Detail erläutert möchte, kann sich hierzu übrigens ein Video anschauen. Dort werden die drei Steps noch ausführlicher erklärt. Alle Informationen gibt es zusätzlich in übersichtlichen Handout-Unterlagen zum Video. Reinschauen und gerne selbst überzeugen: agenda-steuerberater.de/rentabler-lohn
