Dass das Thema Digitalisierung in der Steuerberatung absolut kein „One-Hit-Wonder“ oder gar eine „Eintagsfliege“ ist, sollte kein Geheimnis mehr sein. Eine digitale Kanzlei gehört zum Standard und sichert die Zukunft der Branche. Gerade die immense Veränderung, mit der wir die letzten Wochen und Monate aufgrund der Pandemie konfrontiert waren, zeigt nur noch mehr die Wichtigkeit. Denn selbst auf Verweigerer wird der Druck diesbezüglich immer größer.

Doch was genau bedeutet das eigentlich für den Praxisalltag?
Darüber plaudert Olaf Stein, Steuerberater, Wirtschaftsmediator und langjähriger Kunde der e.Consult AG, mit uns im Interview:

Sie haben früh erkannt, wie wichtig das Thema Digitalisierung in der Steuerberatung ist.
Wie schätzen Sie die Veränderung der aktuellen Marktsituation ein?

Stein: „Die Digitalisierung ist seit Jahren im Gang. Viele Unternehmen haben sich bereits darauf eingelassen, andere erst aufgrund der Sars-CoV-2-Pandemie, was die Digitalisierung in der Steuerberatung noch einmal beschleunigt hat. Erfassungsprogramme für Rechnungswesen, Lohn und die ‚normale Post‘ gehören ja nun schon seit Jahrzehnten zum Standard. Viel wichtiger ist die Veränderung des gesamten Arbeitsprozesses weg von Papier hin zum medienbruchfreien Arbeiten am Bildschirm.“

Eine komplett digitale Kanzlei bedeutet sicherlich auch einen Rückgang des persönlichen Mandantenkontakts. Wie gehen Sie mit dieser Herausforderung um?

Stein: „Es ist und bleibt eine Herausforderung, aber auch hier hat sich vieles verändert.
So haben wir beispielsweise das Videoconferencing-Tool e.sy Office im Einsatz. Zwar ist unser Beruf nicht so sehr von der physischen Nähe geprägt wie manch anderer, aber es ist etwas anderes, die persönliche Reaktion eines Menschen zu sehen und mit seinem Gegenüber über Mimik und Gestik in Interaktion treten zu können. Sei es auch ‚nur‘ ein Lächeln.“

Videoconferencing-Tools gibt es mittlerweile ja viele. Im Hinblick auf Ihren persönlichen Praxisalltag: Welchen konkreten Nutzen ziehen Sie aus dem Einsatz von e.sy Office?

Stein: „Nun, e.sy Office erleichtert mir die Arbeit schon allein durch die Aufhebung einer örtlichen Beschränkung. Es ist egal, wo der Mandant ist oder wo ich bin. Wir nutzen es vor allem wegen der e-Signatur. Nachdem im Gespräch mit dem Mandanten alle Unterlagen gezeigt und erläutert wurden, kann der Mandant dann umgehend per Smartphone oder Tablet wie ‚gewohnt‘ seinen Namen unter das Schriftstück setzen. Ortsunabhängig kann die Unterschrift geleistet werden.
Auch nutzen wir e.sy Office, um aus dem Homeoffice heraus selbst unsere Unterschrift unter Schriftstücke, z. B. KUG-Anträge, zu setzen, die nachfolgend gefaxt werden müssen.
Kurzum: Es spart nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Personal- und Materialkosten. Würde ich zu unterzeichnende Unterlagen beispielsweise per Post versenden, dauert es vorneweg bereits vier bis fünf Arbeitstage, bis die Unterlagen wieder in der Kanzlei ankommen. Dazu kommen noch Kosten für Briefumschläge und Briefmarken.“

Herr Stein, vielen Dank für den kleinen Einblick in Ihren Kanzleialltag.

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