In meinen Beratungen mit den Schwerpunkten Weiterentwicklung der Kanzlei sowie Zeit- und Selbstmanagement zeige ich gerne das Bild. Wer nutzt wem? Wer soll welchen Nutzen stiften?

Als Kanzleiinhaber oder -partner hast du die Aufgabe, deine Unternehmung weiterzuentwickeln. Du musst schauen, dass die Kanzlei gut für die Zukunft aufgestellt ist, und dich den strategischen Handlungsfeldern wie Vertrieb und Marketing, Technik und Prozesse, Mitarbeiter und Organisation widmen. Dazu gehört darüber hinaus auch noch die Innovationen und Veränderungen in die Kanzlei tragen.

Ein Manager hat die Aufgabe, dass „der Laden läuft“. Er ist in erster Linie dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter motiviert ihre Arbeit leisten und attraktive Leistungen angeboten und erbracht werden. Hier kommt es aber weniger auf die Innovation, sondern eher auf die Umsetzung und Optimierung dieser Handlungsfelder an.

Eine Fachkraft erbringt die Leistung für den Kunden, ist somit ins operative Tagesgeschäft eingebunden und sorgt mit ihrem Einsatz für eine zufriedene Kundschaft.

Wenn ich dieses Bild zeige, höre ich oft von Steuerberatern: „Das ist ja in der Theorie schön, aber in der Praxis fehlt mir einfach die Zeit für die strategischen Themen.“
Insbesondere für kleinere Kanzleien ist dies sicher eine Herausforderung. Hier bist du sowohl Unternehmer und Manager als auch Fachkraft. Aber die Frage ist doch: In welchem Verhältnis stehen diese Aufgaben und wie zufrieden bist du mit der Situation?

Wenn ich frage, was du dir denn für die Zukunft wünschst, höre ich oft:
„… am Wochenende nicht mehr arbeiten müssen.“
„… mehr Zeit für Familie und Freunde haben.“
„… drei Wochen Urlaub am Stück machen, ohne dass die Sachen liegen bleiben.“

Ist es nicht ein gutes und sinnvolles Ziel, drei Wochen Urlaub machen zu können, ohne an die Kanzlei denken zu müssen? Nicht ständig das Handy oder den Laptop dabei haben zu müssen, um für Notfälle erreichbar zu sein?
 

Sich selbst tragende Organisation – entspannte Führung!

In meinen Beratungen starte ich zunächst mit der Ausarbeitung der Führungsrolle und mit einer Selbstreflexion. Folgende Fragen solltest du dir stellen, wenn du aktiv etwas an der aktuellen Situation verändern möchtest:
– Was mache ich eigentlich den ganzen Tag?
– Was sind davon wirklich Führungsaufgaben?
– Welche Aufgaben sollte ich zukünftig nicht mehr machen, da ich dafür zu teuer bin?
– Wie oft bin ich „Mädchen für alles“ oder „Problemlöser“ und „Dienstleister“ für Mitarbeiter?
 

Schätze mal ein, wie viel Prozent deiner Arbeit du als Unternehmer, Manager und Fachkraft leistest. Hier gebe ich immer den Impuls, dass du keine Aufgaben mehr machen solltest, die auch Mitarbeiter/innen übernehmen könnten. Zudem empfehle ich, dass du dich eher auf bestimme Kunden oder auf ein spezielles Fachgebiet, ein „Steckenpferd”, konzentrieren solltest. Veränderungen sind immer ein Prozess und gehen nicht von heute auf morgen. Sinnvoll ist hier ein richtiges Change-Management, verbunden mit vier Fragen: Warum will ich weg von hier? Was ist mein Ziel? In welchen Schritten soll das erfolgen? Was ist für mich besser als vorher?
Wichtig ist allerdings zunächst die Erkenntnis, dass Handlungsbedarf besteht. Du möchtest „raus aus diesem Hamsterrad“ und wünschst dir Entlastung. Oftmals sind Teams und Organisationen an dem Punkt angelangt, an dem (neue) Strukturen benötigt werden. Häufig ist dieser Punkt auch schon lange überschritten – Führung und Mitarbeiter/innen sind überlastet und unzufrieden.
 
 

 
 
Viele Einflüsse von außen bestimmen den Alltag. Durch die Corona-Pandemie sind neben den zu leistenden Unterstützungsangeboten für die Kunden auch Themen wie Homeoffice, Führung von verteilten Teams oder auch der Ausbau von digitalen Lösungen von Bedeutung. Dazu noch das Thema Arbeitgeberattraktivität – also wie kann ich gute Mitarbeiter finden und binden? Daher hilft oft dieses Bild: Wer dient wem? Ein Kanzleiinhaber sollte das Ziel haben, die Zeit für die strategischen Themen zu haben. Hier empfehle ich, ein gutes Zeit- und Selbstmanagement aufzubauen, um die (eigenen) Ressourcen optimal einzusetzen. Darüber hinaus rate ich dazu, zu schauen, wer welche Rolle/Funktion in der Kanzlei hat. Als Kanzleiinhaber musst du nicht für alle Themen „den Hut aufhaben“.
 

Ein Blick von außen ist oft hilfreich, um sich über die gegenwärtige Situation aus der Vogelperspektive einen Überblick zu verschaffen und sich zu sortieren. Ein erfahrener Consultant kann hier unterstützen und eine Strategie sowie geeignete Maßnahmen entwickeln. Die vielfältigen Unterstützungsangebote von DATEV Kanzleiconsulting reichen von persönlichem Coaching über die Optimierung von Leistungen und Prozessen bis hin zur bestmöglichen Nutzung von Software.

Thomas Löwer