Der Steuerberater von morgen muss ein Tausendsassa sein: Digital, innovativ und mitarbeiterfreundlich sind nur ein paar der Eigenschaften, die Zukunftsfähigkeit versprechen. Ein wesentlicher Faktor steht oft im Abseits: die Sicherheit.
Die einfachen Dinge finden häufig zu wenig Beachtung. So geht es auch den Basics aus IT-Sicherheit und Datenschutz, ohne die sich keine Kanzlei „ans Netz“ trauen sollte. Der IT-Sicherheit eilt ein technikverliebter und teurer Ruf voraus. Der Datenschutz muss mit dem Ansehen leben, ein bürokratisches Monster zu sein, das man aktuell noch recht folgenlos ignorieren kann.
Die Realität spricht eine andere Sprache. Wer über Zukunftsfähigkeit spricht, kommt an Digitalisierung und technischen Innovationen nicht vorbei. Wie auch immer die Geschäftsprozesse künftig gestaltet sind – sie sind nur dann erfolgsversprechend, wenn sie auf einer sicheren Basis stehen. Eines wird schnell klar: Wer seinen Mandanten nicht glaubwürdig versichern kann, dass ihre Daten vor Verlusten und fremden Zugriffen sicher sind, verspielt ihr Vertrauen.
Kanzlei-Sicherheit zu schaffen ist keine Zauberei. Was wirklich gebraucht wird, hängt allerdings davon ab, wie die Kanzlei technisch und hinsichtlich des Beratungsangebots aufgestellt ist. Eine Standardlösung ist nur passend, wenn auch die Kanzlei sich „standardmäßig“ verhält. Sprich: Sie nutzt die gängige Kanzleisoftware und bietet das übliche Leistungsspektrum auf erprobte Art und Weise. Die Checklisten und Fragebögen von Anbietern, die Datenschutz und IT-Sicherheit auf der Schnellstraße erledigen, sind auf diese Standards ausgerichtet und erfassen selten Besonderheiten. Die Gefahr dabei ist, dass wichtige Fragen nicht gestellt und essenzielle Maßnahmen daher nicht identifiziert werden. Fehlt die Expertise für Steuerkanzleien, ist der Standard des Anbieters zudem auf Unternehmen ausgerichtet, was bestimmten Anforderungen in Kanzleien schlichtweg nicht gerecht wird.
Welche Themen konkret auf der Agenda stehen müssen, ist ebenfalls von der Ausrichtung der Kanzlei abhängig. Wichtig ist vor allem, dass IT-Sicherheit und Datenschutz als „Team“ angesehen werden. Beide Sichtweisen sind notwendig, wenn man ein zielführendes Ergebnis erhalten will.
Digitale und innovative Kanzleien sind in der Regel im Internet und in den sozialen Netzwerken vertreten. Diese Auftritte prägen das Image der Kanzlei und sollten daher rechtssicher aufgebaut sein: Die datenschutzkonforme Gestaltung der Präsenzen, Datenschutzhinweise sowie die Wahl der richtigen Dienstleister, wie z. B. Provider und Webagenturen, sind besonders wichtig.
Die Wahl der richtigen Dienstleister spielt für die digitale Kanzlei auch in puncto Cloud- und Softwareanbieter eine große Rolle. Es gibt viele Faktoren, die darüber entscheiden, ob ein Dienstleister überhaupt in die engere Auswahl kommt und wie die Leistungsprozesse konkret gestaltet werden können. Nicht jede Leistung, die auf dem Markt angeboten wird, kann auch rechtskonform eingesetzt werden. Zu prüfen sind beispielsweise der Ort der Datenspeicherung, die Zugriffsregelungen, welche Sicherheitsmaßnahmen etabliert sind und auf welche Subunternehmer der Dienstleister zugreift. Die schönste Lösung hilft nichts, wenn der Geschäftspartner z. B. für das Hosting einen Anbieter aus den USA nutzt, der frei auf die Mandantendaten zugreifen könnte.
An welcher Stelle konkret Maßnahmen zur Absicherung von Daten oder der Kanzlei-IT ergriffen werden sollten, findet man heraus, wenn man die Prozesse genau unter die Lupe nimmt. Kanzleien mit bestehendem Qualitätsmanagement können auf ihr QM-Handbuch zurückgreifen und dieses um technische und rechtliche Aspekte erweitern. Im Datenschutz spricht man vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, in der IT von der Prozessübersicht. So kommt man den relevanten Abläufen am schnellsten auf die Schliche und kann entsprechende Maßnahmen umsetzen. Es macht Sinn, hier auf die Unterstützung eines Experten zurückzugreifen, um die Stolpersteine in den Prozessen nicht zu übersehen.
Die digitale Welt ist schon heute nicht mehr aus dem Alltag der Steuerberatung wegzudenken. Nur in puncto Sicherheit wird leider oft zu kurz gedacht, da unsere Konzepte auf Strukturen aufbauen, die zwar gestern als sicher galten, heute aber schon überholt sind. Digitale Lösungen öffnen allerdings völlig neue Türen. Die Kanzlei-Sicherheit bewacht diese Türen bestmöglich und ist ein Schlüsselfaktor für das Erfolgskonzept digitale Kanzlei.
Christine Munker
