Hallo Emmy, es freut uns sehr, dass du dir die Zeit genommen hast, heute dieses Interview mit uns zu führen. Wie geht es dir denn in dieser doch etwas anderen Zeit?
Hallo Daniel, ich danke euch. Es ist mir doch immer eine Freude, der Kontakt mit euch. Wie es mir und uns geht, das ist einfach zu beantworten: Mal laufen die Tage genau so, wie du es dir vorstellst, und dann geht sehr kurzfristig alles drunter und drüber. Das betrifft noch nicht mal so sehr den Tag meines Teams, sondern eher meinen eigenen Tag. In dieser sehr speziellen Situation kommt es sehr häufig vor, dass der Kunde Dinge mit mir selbst klären möchte – nicht mit seiner/m Ansprechpartner/in bei uns in der Kanzlei. Das ist vollkommen in Ordnung für mich. Ich denke, vielen Kollegen wird es nicht anders gehen.
 

Hat das COVID-19-Virus also noch immer Einfluss auf eure tägliche Arbeit?
Ja und nein. Die Situation legt sich langsam. Wir haben Gott sei Dank nicht so viele Kunden, die schwerst davon betroffen sind. Ich habe bislang nur zwei Anträge auf Überbrückungshilfe stellen können und müssen. Trotzdem hat das Virus sehr vieles bei uns in der Kanzlei geändert, und zwar zum Guten.
 

Wie dürfen wir das denn verstehen? Erzähl doch mal.
Am Samstag, den 14. März habe ich beschlossen, es dem Team zu überlassen, wer ab Montag noch in die Kanzlei kommt. Und das mit dem Ergebnis, dass von insgesamt acht Mitarbeitern fünf im Homeoffice sein wollten. Die anderen haben die Stellung in der Kanzlei gehalten. Ich hätte nicht gedacht, dass es möglich ist, eine Kanzlei komplett aus dem Homeoffice zu führen. Diese Zeit hat gezeigt, dass es von heute auf morgen machbar war. Dieses Team, das von zu Hause ausgearbeitet hat, hat das dann für sieben Wochen gemacht. Erst Anfang Mai kamen Mitarbeiter teilweise wieder für einige Tage in die Kanzlei und haben sich abgewechselt, so dass nicht alle gleichzeitig da waren.
 

Was war in dieser Zeit die Herausforderung, Emmy?
Die große Herausforderung war, dass wir trotzdem miteinander kommunizieren und der Kontakt nicht abbricht, dass Informationen nicht verloren gehen. Aus dem Coaching mit euch kannte ich die Anwendung Bitrix. In der ersten Woche habe ich quasi rund um die Uhr gearbeitet und habe Kanzlei-Entwicklung gemacht.
 

Wahnsinn, das in dieser Zeit?
Es ging ja nicht anders. Und es ist Wahnsinn, was frau dann fähig ist zu leisten. Mit der Einführung von Bitrix in der Kanzlei haben wir die Kommunikation sichergestellt. Es gab Gruppen, wie z. B. die Gruppe Lohn. Dort wurde kommuniziert, wenn ein Mandant Kurzarbeit angemeldet hat. Der Vorteil an diesem System ist der Activity Stream. Ich schreibe, jeder sieht es. Einfach entspannter und besser als E-Mail. Natürlich schreit auch mein Team dann nicht: „Yippie, wieder etwas Neues.“ Allerdings haben alle sehr schnell verstanden, was Sinn und Nutzen ist.
 

Hast du parallel weitere Dinge gestartet?
Das kannst du wohl sagen 😊. Ich hatte zu dieser Zeit für Fastdocs ja das Coaching bei euch begonnen. Das ist quasi komplett in der Corona-Zeit abgelaufen und hat sehr vieles angestoßen. Ich habe den Kunden direkt in der ersten Woche Mitte März die Möglichkeit gegeben, die Termine bei mir online zu buchen, und zwar über Terminland. Ich hätte nie gedacht, dass das so gut funktioniert. Und das noch mit dem Zusatz, dass der Kunde seine Termine dann über Video-Meeting macht. Wir hatten uns auch davor schon mit dem Thema Video-Meeting beschäftigt, allerdings ist es in unserem Kunden-Klientel nicht so gut angenommen worden. Dann schon. Hier nutzen wir Zoom und BlueJeans. Mit Fastdocs sind wir mittlerweile auf Office 365 umgestiegen und nutzen dort Microsoft Teams.
 

Und das haben eure Kunden so einfach angenommen? Wie hast du das hinbekommen?
Ich habe den Kanzlei-Kunden eine Mail geschickt und an sie alle appelliert. Das Telefon stand ja nicht mehr still und ich wollte mir wirklich für jeden die Zeit nehmen, die er benötigt und verdient. Das hat der Kunde tatsächlich verstanden und hat dann nicht angerufen, sondern sich in meinem Kalender eingetragen. Dadurch lief es, dafür, dass alles chaotisch war, doch sehr strukturiert. Ich kann jedem Kollegen einen solchen Kalender empfehlen. Besonders überraschend ist es für mich, dass Neumandate ohne vorherigen Anruf sich dort eintragen und das spitze finden.
Zudem wollten wir gerne auch unseren Einkommensteuer-Mandanten die Gelegenheit geben, uns ihre Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Viele waren zu Hause und wir dachten: Wenn nicht jetzt, wann dann? Das war der „richtige Startschuss“ für 5F Software in unserer Kanzlei. Ich habe mit Frau Bogendörfer von 5F gemeinsam erste Vorlagen, sogenannte Collectoren, eingerichtet. Wenn man es einmal verstanden hat, ist es sehr einfach. Collectoren sind Online-Checklisten. Der Kunde kann unter jedem Checklistenpunkt Dokumente hochladen und dann sehr einfach diesen einen Punkt abschließen. Ich hätte nicht gedacht, dass die Resonanz so hoch sein wird, aber es gab mehr Kunden, als ich dachte, die dieses Angebot sofort angenommen haben. Natürlich ist auch das wieder eine andere Arbeitsweise für das Team, aber hey: Es klappt. Wir haben Tools, in denen PDS sehr schön mit Gliederung zusammengeführt werden können, und dank zwei bis drei Monitoren an jedem Platz, übrigens auch im Homeoffice, ist es kein Problem, dass die Dokumente nicht in ausgedruckter Form vorliegen.
 

Wie geht es deinem Team mit all diesen Neuerungen?
Mein Team ist Kummer von mir gewohnt, was das Einführen von Neuerungen angeht. Stillstand ist für mich Rückschritt. Das Team hat mal zu mir gesagt: Emmy, wir sind nicht erfreut, wenn du Neues einführst, aber wir wissen, du hast dir deine Gedanken gemacht und dass es am Ende gut wird, und deshalb machen wir mit.
 

Habt ihr für das Team spezielle Dinge gemacht in dieser Zeit?
Ja, ich hatte mich bei XING für ein Seminar, Mitarbeiter-Motivation im Homeoffice, angemeldet und dabei festgestellt, dass es vieles bei uns schon gibt. Wir haben alle mit Kameras ausgestattet und haben uns täglich virtuell getroffen. Ich war Osterhase für die Homeoffice-Leute, wir haben mit Kollegen gemeinsam einen virtuellen Comedy-Abend für das Team und die Mitarbeiter organisiert. Für das Team in der Kanzlei habe ich häufiger Kuchen gebacken. Was man halt so machen kann, damit die Stimmung gut ist und auch bleibt.
 

War das das Ende für dieses Jahr, Emmy?
(Lacht) Nein, wer mich kennt, weiß, dass es bei mir kein Ende gibt. Ich bin Mitglied bei den VIP- Steuerköpfen geworden und warte darauf, dass mein Systempartner zertifiziert wird für die Installation von Office 365. Die VIP-Steuerköpfe bieten hier sehr gute Schulungsvideos an, die es mit ermöglichen, OneNote gewinn- und effizienzbringend in der Kanzlei einzusetzen. Und aus eurem laufenden Coaching gibt es sicherlich ebenfalls noch das eine oder andere für die Kanzlei umzusetzen.
 

Wir sehen schon, es bleibt spannend bei dir, Emmy. Lieben Dank für dieses Interview und viel Erfolg bei der Umsetzung.
Danke euch!