Heute ist die Digitalisierung von Prozessen nicht mehr nur ein Trend, sondern ein absolutes Muss. Das gilt abteilungsübergreifend und keinesfalls nur für die IT. Auf der Basis digitaler und im besten Fall automatisierter Arbeitsabläufe können zukunftsorientierte Unternehmen sowie ihre Mitarbeitenden ihre Potenziale voll realisieren. Denn es hat sich gezeigt, dass eine Prozessautomatisierung die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich erhöht, da die eingesparte Zeit für wertschöpfende Aufgaben genutzt werden kann. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet das in erster Linie erheblich weniger Stress zum Monatsende.
Das grundsätzliche Problem: Bei der Digitalisierung der Lohnabrechnung hinken deutsche Unternehmen hinterher. Bislang hat der überwiegende Teil der kleinen und mittelständischen Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung gar nicht oder nur teilweise digitalisiert. Oft werden die lohnrelevanten Daten noch manuell in Tabellen eingetragen und an die Steuerbüros übermittelt. Das hat drei massive Nachteile: eine hohe Fehleranfälligkeit, ein großer Zeitaufwand und infolgedessen eine geringere Produktivität.
Wie kann hier Abhilfe geschaffen werden? Eine weitestgehende Digitalisierung und Standardisierung des Abrechnungsprozesses für den Mittelstand über Systeme zur Steuerung der Arbeitsabläufe. Das klappt nur, wenn die Softwarekomponenten aus Personalverwaltung und Lohnabrechnung möglichst reibungslos ineinandergreifen und miteinander kommunizieren. Dazu braucht es zunächst einmal ausgereifte technische Schnittstellen zwischen den digitalen Lösungen. Denn erst diese ermöglichen im nächsten Schritt eine echte Automatisierung der Prozesse. Und das mit positivem Ergebnis: Der zeitliche Aufwand für rein administrative, manuelle Arbeiten aufseiten der Unternehmen und Steuerkanzleien sinkt erheblich, Endlosschleifen in der Kommunikation und der postalische Versand ausgedruckter Dokumente gehören der Vergangenheit an.
Schulterschluss zwischen HR und Steuerbüro
werden die Lohnabrechnungen von der Steuerkanzlei wie gewöhnlich im DATEV-Lohnprogramm erstellt. Zum Abschluss übertragen die Mandantinnen und Mandanten die erstellten Gehaltsabrechnungen direkt in die digitale Personalakte der Personalsoftware, wo die Mitarbeitenden sie einfach abrufen können — alles per Mausklick. Bei einer hochwertigen All-in-One-Software haben Steuerkanzleien die Möglichkeit, lohnrelevante Daten und Änderungen jederzeit auch während des Monats einzusehen. Steuerkanzleien erhalten so volle Transparenz, bei Bedarf können sie wichtige Dokumente direkt aus dem System herunterladen, und sie gewinnen wertvolle Zeit, welche sie in die strategische Beratung ihrer Mandantinnen und Mandanten investieren können. Und wie steht es um die heikle Frage des Datenschutzes? Alles kein Problem, denn die automatische und verschlüsselte Übertragung der Daten an DATEV reduziert das Fehlerrisiko, erhöht die Datensicherheit und gewährleistet die DSGVO-Konformität.
Aufbruch in die digitale Lohnbuchhaltung
Doch was ist notwendig, damit die oben beschriebenen Prozesse erfolgreich ablaufen können? Allen voran Offenheit von Mittelstand und Steuerkanzleien für die digitale Transformation – sowie entsprechende Softwarelösungen als technische Grundlage, welche die Partner gleichberechtigt zusammenbringen. Gesamtlösungen sollten in jedem Fall über ein individuelles Rechte- und Rollenkonzept verfügen, einen externen Zugriff für Steuerberater:innen ermöglichen und sichere Schnittstellen zu Lohnprogrammen haben. Die Steuerberater:innen werden idealerweise direkt vom Anbietenden der HR-Software geschult und zertifiziert, um die Mandantinnen und Mandanten optimal beraten zu können. Zusätzlich begleiten Premiumanbieter den Roll-Out mit persönlichen Partnermanager:innen, die bei Gesprächen mit interessierten Mandantinnen und Mandanten direkt unterstützen und bei der Umsetzung von gemeinsamen Kundenprojekten für einen reibungslosen Abrechnungsprozess sorgen. Leistungsfähige digitale Lösungen erweitern das Angebot von Steuerkanzleien und positionieren sie als digitale Vorreiter für eine ganzheitliche Betrachtung von Lohn- und Personalprozessen. So kann die Digitalisierung im deutschen Mittelstand wieder ein gutes Stück vorankommen.
– Louis Wiedenhofer, Leiter Partner Management Kanzleien
