Okay, zugegeben, das Versprechen im Titel kann ich so nicht halten. Auch die DATEV hat selbst Jahre lang mit vergleichbaren Versprechen einer effizienteren Buchhaltung mit DATEV Unternehmen online geworben, die viele Steuerkanzleien nie realisieren konnten. Trotzdem erlaubt DATEV Unternehmen online Zeitersparnisse von -40 % bis zu +160 %.
Wie das geht, das erläutere ich in diesem Artikel.
Warum -40 % bis absurde 160 % Zeitersparnis, magst du dich vielleicht fragen?
Werden bei der Einführung von DATEV Unternehmen online die Prozesse des Mandanten außer Acht gelassen, steigt der Bearbeitungsaufwand in der Buchhaltung und in der Vorbereitung beim Mandanten um 40 %. Auf der anderen Seite hat DATEV Unternehmen online aber auch das Potenzial, 160 % der Bearbeitungszeit einzusparen. Das klingt jetzt beim ersten und auch beim zweiten Lesen unwirklich, da es bedeuten würde, dass du keine Zeit mehr für die Buchhaltung benötigst und bei einem ähnlichen Mandanten, ohne etwas zu tun, nochmal 60 % einsparen würdest.
Lass mich daher meine Milchmädchenrechnung ein wenig erläutern.
Aber bevor ich das tue, muss ich, glaube ich, erst einmal das Programm DATEV Unternehmen online erklären.
Unternehmen online ist die Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant der DATEV. Primär dient Unternehmen online dazu, die digitalisierten und elektronischen Belege des Mandanten mit der Steuerkanzlei auszutauschen. Dazu bietet die DATEV mittlerweile eine Vielzahl an Wegen an – vom allseits bekannten Einscannen der Belege über die Überwachung von Ordnern im Windows-System, die Weiterleitung von E-Mails mit Rechnungsanhang, die Scan-App bis hin zur Online-Schnittstelle für den direkten Import.
Jeder Beleg, der in DATEV Unternehmen online hochgeladen wird, wird auch dort archiviert, so dass die Anforderungen an eine elektronische Archivierung erfüllt werden.
Sind die Belege verbucht und ist die Buchhaltung abgeschlossen, kann der Steuerberater dem Mandanten komfortabel und vor allem über eine sichere Verbindung die Auswertungen in DATEV Unternehmen online bereitstellen. Vorteil in der Buchhaltung: Die passenden Belege hängen hinter jedem Buchungssatz und sind jederzeit verfügbar. Vorteil für den Mandanten: Er kann sich von der BWA bis zum Beleg durchklicken. Volle Transparenz also.
Neben so grundlegenden Funktionen bietet Unternehmen online aber noch viel mehr. Es gibt eine vollwertige Banking-Funktion, die besonders mit einem EBICS-Zugang und einer recht zuverlässigen Texterkennung die Überweisung von Rechnungen ohne größeren Aufwand möglich macht.
Daneben gibt es ein sehr einfach gehaltenes revisionssicheres Online-Kassenbuch, und der Mandant kann jeden Beleg, den er jemals hochgeladen hat und der verbucht wurde, wie bei Google suchen.
So, nun, da geklärt ist, was DATEV Unternehmen online ist und was es kann, möchte ich dich nicht länger hinhalten und dir endlich erklären, was es mit den 160 % auf sich hat. Eine von drei Schnittstellen auf dem DATEV-Marktplatz ist mittlerweile eine Online-Schnittstelle, für die zwingend DATEV Unternehmen online benötigt wird. Und genau auf dieses Potenzial möchte ich hinaus.
Schauen wir uns doch mal ein Beispiel an:
Du hast als Mandanten einen Online-Händler, der seine Ware über einen eigenen Webshop und über Amazon verkauft. Die Verarbeitung der Umsätze und Zahlungen hast du, da dies im Online-Handel die größte Baustelle ist, über einen Lösungsanbieter im Bereich eCommerce bereits geregelt.
Nur die Bereitstellung und die Verbuchung der Eingangsrechnungen funktionieren gar nicht. Ständig fehlen Belege, der Mandant hat keine Zeit und mitunter auch keine Lust, die Belege rauszusuchen oder anzufordern. Wenn dann mal ein Beleg nachgereicht wird, gestaltet sich die Korrektur meist sehr aufwendig, da die ursprüngliche Zahlungsbuchung erstmal aus den 300 Buchungen auf dem Konto „durchlaufende Posten“ gefunden werden muss. Hier entsteht 80 % des Buchhaltungsaufwands nur in der Verbuchung der Eingangsrechnungen. Wären diese vorhanden, wären Bank, Personalkosten und Abschreibungen, dank DATEV- Schnittstellen und -Automatiken, schnell verbucht.
Wie schaut also die Lösung aus?
Mit InvoiceFetcher oder GetMyInvoices lassen sich viele Belege direkt von den verschiedensten Plattformen wie Facebook, Amazon, Vodafone etc. abholen und an Unternehmen online weiterleiten, wahlweise sogar mit Buchungsinformationen. Einmal eingerichtet und auf den Mandanten angepasst, ist der Großteil der Rechnungen nun vorhanden, wenn sich hier von Plattform zu Plattform am eigentlichen Buchungssatz nichts ändert; bei Facebook und Vodafone beispielsweise kann ich sogar den Buchungssatz automatisch vorkontieren lassen. Durch die automatische Verarbeitung habe ich eine Zeitersparnis von 80 %. Jetzt magst du aber, als aufmerksamer Leser, anmerken: Andreas, du hast aber 160 % Ersparnis, nicht 80 % geschrieben!
Der Clou an Unternehmen online und an der Vielzahl an Schnittstellen ist, dass diese oft auch Probleme im Unternehmen des Mandanten lösen. Die weitere Zeitersparnis von 80 % fällt also im Betrieb des Mandanten an. Auf unser Beispiel bezogen heißt das, dass der Online-Händler nun keine Zeit mehr darauf verwenden muss, Belegen von bestehenden Lieferanten hinterherzulaufen, die Anforderungsliste der Kanzlei zu bearbeiten, oder auf seine Auswertungen warten muss, wenn er sie dringend braucht.
Auch hier ist eine Zeitersparnis, wenn richtig umgesetzt, von 80 % nicht unrealistisch.
Ein Einwand an dieser Stelle ist natürlich, dass das Beispiel komplett konstruiert ist und nur einen Typ von Mandanten betrachtet.
Daher möchte ich mit dir ein weiteres Beispiel durchspielen.
Du hast einen Mandanten, der jedes Jahr aufs Neue einen Papierkrieg gegen dich und das Finanzamt führt – das gute alte Handwerksmandat. Der geschätzte Mandant würde am liebsten einen Karton voll Buchungsbelege und sonstigem Papier bei dir in der Kanzlei abliefern. Jahrelange Gespräche und gutes Zureden haben ihn aber dahin gebracht, dass er es dir jetzt mindestens in einen Ordner abheftet. Das Abheften nervt ihn natürlich ohne Ende, weil Maurern sein Ding ist und nicht Papier sammeln oder Ablage machen.
Die Buchhaltung funktioniert dementsprechend schlecht, da ständig Belege fehlen und doppelt bezahlt werden.
Zum Glück hast du ihn davon überzeugen können, wenigstens die Bankerklärung zur elektronischen Übermittlung der Kontoumsätze zu unterzeichnen. Ein wenig Digitalisierung in einer sonst analogen Buchhaltung.
Dennoch stellt sich bei diesem Mandanten die Frage, wie zum Teufel DATEV Unternehmen online hier weiterhelfen soll. Ein Mandant, der schon die Ablage wie die Pest hasst, wird wohl kaum scannen, oder?
Im Gegensatz zu den Anfängen von DATEV Unternehmen online ist das oft als lästig empfundene Scannen nicht mehr die einzige Möglichkeit, Belege an die Kanzlei zu übermitteln. Dein Handwerksmandat kann seine kurzfristigen Einkäufe zum Beispiel mit der DATEV Upload mobil App mal eben auf dem Beifahrersitz seines Autos abfotografieren und direkt als Privatauslagen kennzeichnen. Aber auch Handwerker bekommen immer mehr Rechnungen per Mail. Das Großartige an Online-Rechnungen: Es ist kein lästiges Scannen erforderlich. Der Mandant könnte die Online-Rechnungen sogar einfach an eine spezielle E-Mail-Adresse weiterleiten, und sie stehen dir bei der Buchhaltung direkt zur Verfügung. Wie war das nochmal mit den lästigen Pendelordnern?
Abschließend kann dein Mandant die Rechnungen mit wenigen Klicks direkt aus Unternehmen online überweisen, dank der guten Texterkennung, die IBAN, Rechnungssteller, Betrag, Rechnungsnummer ausliest, sowie dank der Bankanbindung über DATEV Unternehmen online.
So entfallen auch beim Mandanten lästige Tätigkeiten, die er nicht mehr machen muss, und damit spart auch er Zeit für Dinge, die ihm Freude bereiten.
Wie zum Beispiel das Maurern 😉
Andreas Hausmann
