Ein Erfahrungsbericht der Steuerkanzlei Häßler & Lang zum Weg zur digital effektiven Steuerkanzlei.
Die Veränderungen innerhalb der Steuerberatung aufgrund von Digitalisierung und Automatisierung schreiten voran. Geschäftsfelder werden sich verändern, neue Qualifikationen werden von Mitarbeitern benötigt und Prozesse werden stärker von Algorithmen und Computern übernommen. Man muss sich neu orientieren, neu planen und sich neue, veränderte Ziele setzen, um auch in Zukunft eine attraktive und zukunftssichere Marktpositionierung zu halten.
Während meiner Recherche erforschte und testete ich zahlreiche Alternativen, wodurch mir auch bewusst wurde, dass nicht jede Maßnahme oder jedes Programm dabei hilft, seinem Kanzlei-Ziel näherzukommen. Denn häufig handelt es sich bei diesen „Tools“ um reine „Effizienzbooster“, die zwar Prozesse schneller machen, aber nicht automatisch auch die Kanzleieffektivität steigern, um das festgelegte Kanzlei-Ziel zu erreichen.
Denn sinnbildlich gesprochen:
„Was bringt mir es, eine Leiter noch schneller hochklettern zu können,
wenn die Leiter an der völlig falschen Wand steht?“
Ich entschloss mich dafür, das Apple iPad mit dem Apple Pencil als neue Arbeitsgeräte im gesamten Team einzuführen. Als „digitales Blockpapier“ habe ich mich für das Notizbuchprogramm Microsoft OneNote entschieden, da es bereits im genutzten Office-Programm enthalten war und ich somit den geringsten Aufwand hatte, es in der Kanzlei auf allen PCs zu installieren. Für mich war es besonders wichtig, einen digitalen Stift zu besitzen, da es für mich natürlicher und wertschätzender ist, bei einem Telefonat oder im Gespräch mitzuschreiben, als mit der PC-Tastatur. Glücklicherweise gelingt es in Verbindung mit dem Cloud-Dienst Microsoft365, alle Daten, die entweder auf dem iPad oder auf dem PC in OneNote erstellt werden, gleichzeitig auch auf dem jeweiligen anderen Gerät synchronisiert zu bekommen – und das übergreifend im gesamten Team. Diese Tools stellen „mein perfektes System“ dar. Es ermöglicht mir beispielsweise, anstatt mit mehreren Ordnern nur mit dem iPad im Gepäck zum Mandantentermin zu fahren, da meine am PC erstellten Besprechungsunterlagen bereits am iPad synchronisiert wurden und nur einen Fingertipp von mir entfernt sind. Sobald ich wieder zurück in der Kanzlei bin, werden meine Besprechungsnotizen automatisch synchronisiert und ich kann am PC sofort damit weiterarbeiten und auf Wunsch dem Mandanten ein Gesprächsprotokoll als PDF per Mail zusenden.
Einfach und effektiv. Hierdurch gelingt es aus meiner Sicht sehr gut, sich als digitaler und moderner Steuerberater bei seinen Mandanten zu präsentieren. Darüber hinaus erstellen wir unsere bisher ausgedruckten und analog beschrifteten Arbeitspapiere jetzt direkt in OneNote mithilfe des digitalen Stifts. Wir drucken unsere Dokumente nicht mehr am Drucker aus, sondern lassen uns die gewünschte Datei direkt in OneNote digital ausdrucken und können sofort mit der Beschriftung am iPad beginnen. Im Anschluss daran kann die beschriftete Datei für die Revisionssicherheit als PDF-Dokument in die DMS exportiert werden. Somit konnten wir unseren bisherigen Medienbruch bei der Erstellung von Arbeitspapieren, durch das Ausdrucken und das erneute Einscannen, vollständig beheben. Darüber hinaus konnten wir unser Seminargepäck deutlich verschlanken. Mit dem im Voraus erhaltenen digitalen Seminarskript, das man sich in OneNote ausgedruckt hat, geht man lediglich mit dem iPad und nicht mehr mit einem dicken Papierskript zum Vortrag und kann sich digital ergänzende Notizen machen.
Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie man das Tablet, den digitalen Stift und Microsoft OneNote in der Kanzlei einsetzen kann – für eine effektive und digitale Zusammenarbeit. Besonders wichtig sind aber vor allem die dadurch gewonnene Flexibilität und die Barrierefreiheit für das Arbeiten in der Kanzlei, am Homeoffice-Arbeitsplatz, beim Mandanten vor Ort oder bei Seminarteilnahmen. Mein gesamtes Team, unsere Mandanten und selbstverständlich auch ich möchten unsere Arbeitsweise nicht mehr missen wollen und sind froh, damit die ersten Schritte in Richtung unseres Ziels einer effektiven und digitalen Steuerkanzlei gegangen zu sein.
Das klingt für Sie interessant? Mehr Informationen finden Sie auf meinem YouTube-Kanal „MeisterKanzlei“ und darüber hinaus in meinem Blog: https://meisterkanzlei.de/blog/. Ich wünsche viel Spaß beim Lesen!
Thomas Lang
