Die digitale Unterschrift mit D.VELOP SIGN –
eine Entlastung für Kanzlei und Mandant

Viele Kanzleien setzen einen Großteil ihrer Prozesse bereits digital und medienbruchfrei um. Oft jedoch nur so lange, bis etwas händisch signiert werden muss. An dieser Stelle wird das Dokument gedruckt und in einen manuellen Signierumlauf gebracht. Im Anschluss wird das Dokument gescannt, archiviert und zudem noch das Original in Papierform abgelegt.

Seien wir ehrlich: Manuelle Unterschriften sind zeitraubend und treiben den Papierverbrauch ordentlich in die Höhe.

Wer das Potenzial digitaler Signaturen somit vollständig ausschöpfen will, sollte allerdings gut planen. Bei der Einführung verlangen rechtliche, technische und organisatorische Aspekte Beachtung. Um Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir die wesentlichen Themen für Sie im folgenden Leitfaden einmal zusammengefasst.

Es lässt sich festhalten, dass der Einsatz von elektronischen Signaturen in den verschiedenen technischen Abstufungen in einer Kanzlei rechtlich möglich ist. Sofern für das jeweilige Rechtsgeschäft keine gesetzliche Schriftform vorgesehen ist, kann dabei jede Form der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen, ohne dass dies die Wirksamkeit des Rechtsgeschäftes berührt. Das Ergebnis der rechtlichen Würdigung der beispielhaft aufgeführten Use Cases lässt sich in einer Checkliste zusammenfassen.

Aus der Checkliste ergibt sich das jeweils minimale Level der Signatur.

 

Use Case	Erforderliches Signaturlevel
Bescheinigung	Einfache elektronische Signatur
Jahresabschluss	Qualifizierte elektronische Signatur
Datenübermittlung an elektronischen Bundesanzeiger, Finanzamt, Banken	Einfache elektronische Signatur
Freigabe von Steuererklärungen	Einfache elektronische Signatur
Vertrag zwischen Mandanten und Steuerberater	Einfache elektronische Signatur
SEPA-Mandat	Einfache elektronische Signatur

 

„Durch den Einsatz der elektronischen Signatur entfällt die Notwendigkeit des analogen Unterschreibens. Unternehmen können vor allem die hieraus resultierenden Beschleunigungseffekte in den Bereichen Posteingang/-ausgang nutzen. Ein Meilenstein in der sicheren Digitalisierung der Kanzlei.“

Philipp M. Kühn, Rechtsanwalt für Datenschutz und IT-Recht – Ebner Stolz

 

Gesetzliche Grundlagen

 

Für die Beantwortung der Frage, ob eine elektronische Signatur im konkreten Fall rechtskonform ist, kommt es maßgeblich darauf an, ob ein sog. gesetzliches Schriftform-Erfordernis nach § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vorliegt oder nicht. Die gesetzliche Schriftform bedeutet zunächst, dass in einem Gesetz vorgeschrieben ist, dass ein Rechtsgeschäft schriftlich abgeschlossen oder eine Erklärung schriftlich abgegeben werden muss.

 

Welche Formen der „digitalen Unterschrift“ gibt es, wie unterscheiden sie sich und welche Anforderungen werden an die verschiedenen Formen gestellt?

Die elektronische Signatur ist der Begriff für die rechtlich relevante digitale Signatur. Aus rechtlicher Sicht gibt es somit keinen Unterschied. Die Regelungen, die ehemals national im Signaturgesetz geregelt waren, finden sich in der europaweit geltenden eIDAS-Verordnung (eIDAS-VO).
Die elektronische Signatur gibt es in drei Abstufungen:

 

Einfache elektronische Signatur (EeS)

Bitte beachten Sie, dass die eIDAS-VO den Begriff der einfachen elektronischen Signatur selbst nicht kennt, sondern stattdessen für die einfachste Stufe der elektronischen Signatur nur den Begriff der elektronischen Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDASVO) verwendet. Zur Abgrenzung der verschiedenen Stufen hat sich aber der Begriff der einfachen elektronischen Signatur in Literatur und Geschäftsalltag eingebürgert.

Eine einfache elektronische Signatur kann somit bereits z. B. eine eingescannte und im Dokument eingefügte Unterschrift sein. Wichtig ist hier jedoch zu verstehen, dass eine eingescannte Unterschrift generell kein Zertifikat erstellt, welches das Dokument vor einer nachträglichen Manipulation schützt. Zusätzlich unterliegt die EeS in einem Rechtsstreit der sog. freien richterlichen Beweiswürdigung.

 

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FeS)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur beinhaltet zusätzliche Voraussetzungen, um die leichte Manipulierbarkeit der „einfachen“ elektronischen Signaturen zu verhindern (Art. 3 Nr. 11 i. V. m. Art. 26 eIDAS-VO). Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss kumulativ folgende Anforderungen erfüllen:

• sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet,

• sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners,

• sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann,

• sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

 

Qualifizierte elektronische Signatur (QeS)

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur gem. Art. 26 eIDAS-VO, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters für elektronische Signaturen beruht (Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO). Sie muss kumulativ folgende Voraussetzungen erfüllen:

• sie erfüllt alle Voraussetzungen einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur,

• sie muss von einer qualifizierten elektronischen Sicherstellungseinheit erstellt werden,

• sie muss auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen.

 

Info: d.velop sign bietet seinen Kunden alle elektronischen Signaturlevel nach den Voraussetzungen der eIDAS-VO auf Knopfdruck an.

 

Welche Form sollte in welcher Situation angewendet werden?

Die grundlegende Frage ist immer, ob die gesetzliche Schriftform erforderlich ist oder ob deren
Anwendung vertraglich vereinbart worden ist! Sofern dies der Fall ist, gilt das Folgende: Die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB, die nach dem Wortlaut des § 126 Abs. 1 BGB in der Regel nur durch eine Unterschrift mit „nasser Tinte“ gewahrt wird, kann nach § 126 Abs. 3 BGB durch eine „elektronische Form“ ersetzt werden. §126 a Abs. 1 BGB stellt klar, dass die „elektronische Form“ zur Ersetzung der Schriftform nur dann gegeben ist, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommt. Sofern dies nicht der Fall ist, können grundsätzlich die einfache oder die fortgeschrittene elektronische Signatur genutzt werden, mit der Verträge und Erklärungen rechtsgültig abgeschlossen und abgegeben werden können. Denn die Beweisführung, die mit einem händisch unterschriebenen Vertrag vor Gericht möglich ist, ergibt sich für die elektronische Signatur nach deutschem Zivilprozessrecht nur für die qualifizierte elektronische Signatur (§ 371a Abs. 1 Satz 2 Zivilprozessordnung (ZPO).

 

So funktioniert der elektronische Unterschriftenprozess mit d.velop sign

 

Um ein Dokument, wie z. B. den Prüfbericht für einen Jahresabschluss, elektronisch mit d.velop sign zu unterschreiben, benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und Technik in der Kanzlei. Ein Desktop-PC/Laptop/Touchpad und/oder ein Smartphone mit Internetverbindung reicht bereits für den erfolgreichen Einsatz aus.

 

Zum Ablauf:

1. Laden Sie Ihre PDF-Dokumente per Drag & Drop verschlüsselt in unseren ausschließlich Ihnen zur Verfügung stehenden digitalen Arbeitsraum (Cloud) hoch.

2. Bestimmen Sie, mit welcher Signaturform und an welcher Stelle Sie und/oder Ihr Mandant das Dokument unterschreiben wollen.

3. Laden Sie Ihren Mandanten (oder andere Vertragspartner) via E-Mail dazu ein, Dokumente in Ihrem kanzleispezifischen und sicheren digitalen Arbeitsraum rechtsgültig zu unterschreiben.

4. Laden Sie Ihre digital unterschriebenen Dokumente herunter und archivieren Sie diese in einem Dokumentenmanagementsystem Ihrer Wahl oder speichern Sie die Dateien lokal ab.

 

Info: Für den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur ist es gesetzlich erforderlich, dass jede natürliche Person bei einem Vertrauensdiensteanbieter registriert und mit einem gültigen Ausweisdokument identifiziert wird.

Einmal unterschrieben, erzeugt jede digitale Unterschrift ein Signaturzertifikat, das Ihnen dabei hilft, langfristig nachzuvollziehen, wer dieses Dokument wann unterschrieben hat. Zusätzlich schützt dieses technische Zertifikat, ausgestellt vom Vertrauensdiensteanbieter, das Dokument vor jeglicher Veränderung oder Manipulation.

 

„Vor d.velop sign mussten Mitarbeiter einen Umweg über das Büro machen, nur um eine Unterschrift zu leisten. Dabei haben wir Tage verloren.“

Und die Reaktion der Mandanten?

„Das finden die positiv, denn so können sie die Unterlagen auch digital weiterreichen, zum Beispiel an Banken. Die Mandanten sind froh, dass sie diese unterschriebenen elektronischen Berichte haben, so sparen sie sich Archivkosten und die Kosten für Kopien.”

Michael Strack, Abteilungsleiter – Wirtschaftsprüfung – PKF WMS

 

Sonderfälle der elektronischen Signatur:

Ausgeschlossen ist die Ersetzung der Schriftform durch eine elektronische Signatur z. B. in folgenden Fällen:

• notarielle Beurkundung,

• Kündigung/Auflösungsvertrag zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses,

• Arbeitszeugnis,

• Bürgschaftserklärung (wenn nicht Handelsgeschäft),

• abstraktes Schuldanerkenntnis (wenn nicht Handelsgeschäft).

 

Entspricht ein Dokument der vorgeschriebenen Schriftform, wenn es von einer Partei mit „nasser Tinte“ und von der anderen Partei qualifiziert elektronisch signiert wird?

Gemäß § 126 Abs. 2 Satz 1 BGB muss die Unterzeichnung der Parteien bei einem Vertrag auf derselben Urkunde erfolgen. Dies ist nicht der Fall, wenn ein handschriftlich unterschriebenes Dokument eingescannt und qualifiziert elektronisch signiert wird oder umgekehrt ein Dokument mit einer elektronischen Signatur ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben wird. Die Lösung eines solchen Medienbruchs kann über § 126 Abs. 2 Satz 1 BGB erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet. Ein Vertragsschluss kann mit dieser Hybridlösung somit rechtlich erfolgen.

 

Integrationen und Schnittstellen

Inspiriert durch unsere Kanzlei, durch Kunden und Partner, bietet d.velop sign ein Modell an, welches auf die Bedürfnisse von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern ausgerichtet ist.
Auf Basis von wertvollem Kundenfeedback wurden empfehlenswerte Pakete für Steuerberatungen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften aufgebaut. Profitieren Sie also direkt von unserem Produkt “d.velop sign for DATEV”, unserer langjährigen Erfahrung Kanzleiumfeld und unserer Expertise, Kanzleien medienbruchfrei zu digitalisieren.

Wir freuen uns darauf, Ihre Kanzlei Stück für Stück digitaler aufzustellen und den Austausch mit Ihren Mandanten zu vereinfachen.

Bei Interesse finden Sie hier weitere Informationen.

 

Use Cases der Signaturlevel

Welches Signaturlevel für den jeweiligen Use Case nötig ist hängt davon ab, ob die für den jeweiligen Fall anwendbaren Gesetze eine Form vorschreiben und wenn dem so sein sollte, welche gesetzliche Form erforderlich ist.

 

1. “Bescheinigung”

Eine Bescheinigung für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die Bilanz-Bescheinigung sind sowohl vom Steuerberater als auch vom Mandanten zu unterschreiben. Die Bundessteuerberaterkammer hat in ihrer Verlautbarung vom 12. / 13. April 2010 Grundsätze für die Erstellung von Jahresabschlüssen geregelt. Neben weiteren Mindestinhalten wird die Unterschrift des Steuerberaters mit Angabe des Datums und des Ortes verlangt. Da es sich bei der Verlautbarung aber nicht um ein Gesetz handelt, ist darin nicht die Anordnung der Schriftform i.S.d. § 126 BGB zu sehen. Im Ergebnis genügt die einfache elektronische Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur ist aber wegen des Beweiswertes zu empfehlen. Ausführungen dazu sind Punkt II. 1.2 dieses Gutachtens zu entnehmen.

 

2. “Jahresabschluss”

Der Jahresabschluss kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Bilanz mit der Gewinn- und Verlust-Rechnung, die Bilanz mit Angaben unter der Bilanz, die Bilanz mit der Gewinn- und Verlust-Rechnung und dem Anhang oder die Bilanz mit der Gewinn- und Verlust- Rechnung, dem Anhang und dem Lagebericht beinhalten. Dieser ist vom Mandanten zu unterschreiben. Das Formerfordernis für die Unterschrift im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen ergibt sich, ähnlich wie § 623 BGB für Arbeitsverträge, aus § 245 Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. Danach ist der Jahresabschluss vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. Aus dem Wortlaut ergibt sich ein Schriftformerfordernis gemäß § 126 BGB. Diesem wird, wie bereits unter Punkt II 1.2 ausgeführt, nur die qualifizierte elektronische Signatur gerecht. Zudem muss der Kaufmann persönlich unterzeichnen. Eine Stellvertretung ist demnach ausgeschlossen. Das HGB enthält Regelungen zu der Offenen Handelsgesellschaft (OHG), der Kommanditgesellschaft (KG) und der stillen Gesellschaft. Für die Kapitalgesellschaften Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Aktiengesellschaft (AG) gelten die speziellen Vorschriften des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) und des Aktiengesetzes (AktG). Enthalten diese Gesetze keine speziellen Vorgaben zu einem
potentiellen Formerfordernis bei der Unterschrift von Jahresabschlüssen, so findet das allgemeine HGB Anwendung. § 42a GmbHG und § 170 bis § 176 AktG treffen Regelungen zu Jahresabschlüssen in Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften. Das Erfordernis einer Unterschrift oder Form ergibt sich hieraus jedoch nicht. Mithin gilt auch für die GmbH und die AG § 245 HGB entsprechend, mit der Folge, dass eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist.

 

3. „Datenübermittlung an elektronischen Bundesanzeiger, Finanzamt, Banken“

Die Teilnahmeerklärung EHuG, Ebilanz und DigiFin sind vom Steuerberater und dem Mandanten zu unterschreiben. Der Auftrag zur Offenlegung oder der Auftrag zur Hinterlegung ist lediglich vom Mandanten zu unterschreiben. Bei diesen Dokumenten handelt es sich um Erklärungen und Vereinbarungen, mit denen der Steuerberater die Einwilligung des Mandanten zur Datenübermittlung an Dritte dokumentiert. Dritte sind in dem Fall der elektronische Bundesanzeiger, das Finanzamt und die Banken. Die Erklärungen und Vereinbarungen unterliegen keinem gesetzlichen Schriftformerfordernis. Angesichts des Beweiswertes ist die Einhaltung der Schriftform bzw. die Anwendung der qualifizierten elektronischen Signatur auch an dieser Stelle zweckmäßig.

 

4. „Freigabe von Steuererklärungen“

Das Freigabedokument zur elektronischen Übermittlung ist vom Mandanten zu unterschreiben. Es besteht kein gesetzliches Schriftformerfordernis. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist aber angesichts des Beweiswertes zu empfehlen (s.o.).

 

5. „Vertrag zwischen Mandant und Steuerberater“

Die Vergütungsvereinbarung und der Steuerberatungsvertrag sind sowohl vom Steuerberater als auch vom Mandanten zu unterschreiben. Auch für diese Dokumente wird die Schriftform nicht gesetzlich angeordnet. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist aber angesichts des Beweiswertes zu empfehlen (s.o.).

 

6. „SEPA Mandat“

Wird zwischen der Kanzlei und dem Mandanten ein Basis/Firmen SEPA Mandat abgeschlossen, so muss es vom Mandanten unterschrieben werden. Nach Auffassung der meisten Behörden und staatlichen Stellen (so zum Beispiel die Bundesbank und Verbraucherzentrale), sind Einzugsermächtigungen, die nicht in Schriftform vorliegen (z. B. telefonisch oder per Internet erteilte Einzugsermächtigungen), grundsätzlich nicht SEPA-fähig. Diese Auffassung steht aber in Widerspruch zur Literaturmeinung und zur bisherigen Rechtsprechung.
Folglich ist für SEPA-Lastschriftmandate durch das Gesetz weder die schriftliche Form im Sinne von §126 Abs. 1 BGB noch die Textform im Sinne von §126b BGB vorgeschrieben. Diese Interpretation der Verordnung und des Regelwerkes wurde im März 2019 vom Verwaltungsgericht Würzburg bestätigt. Auch aus Sicht der Literatur besteht kein Formerfordernis für SEPA-Lastschriftmandate.

Es lässt sich also gut vertreten, dass kein Schriftformerfordernis im Hinblick auf die Einholung eines SEPA-Lastschriftmandates besteht, mit der Folge, dass die einfache elektronische Signatur ausreicht. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist aber angesichts des Beweiswertes zu empfehlen (s.o.). Dies gilt hier insbesondere mit Blick auf die dargestellte öffentliche Ansicht, dass SEPA Mandate zwingend schriftlich zu erteilen sind.

 

Falls Sie sich nun fragen, „Was brauche ich konkret, um auch digital und rechtsgültig in meiner Kanzlei zu unterschreiben?”, hier die Antwort:

Den Mut zu starten, 30 Minuten Ihrer Zeit und ein internetfähiges Endgerät.

Wir freuen uns auf Sie!
Ihr Team von d.velop sign

 

Abschließende Erklärung:
Dieser mit einer externen Rechtsanwaltskanzlei erstellte Leitfaden stellt keine rechtliche Beratung dar.

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Das Unternehmen d.velop AG

Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software
zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen
Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der Digitalisierung. Mit der Ausweitung
des etablierten ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und
Workflows auf mobile Apps sowie standardisierte und Custom-SaaS-Lösungen bietet der
Software-Hersteller auch Managed Services an. Dabei sind die Rechtssicherheit und die
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dank eines ausgereiften Compliance Managements
gewährleistet.
d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden, sowie Abläufe und
Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. So hilft der ECM-Spezialist Unternehmen
und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten.
Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 300 spezialisierten Partnern macht
d.velop Enterprise Content Services weltweit verfügbar.
d.velop-Produkte – on Premises, in der Cloud oder im hybriden Betrieb – sind
branchenübergreifend bislang bei mehr als 10.400 Kunden mit über 2,5 Millionen Anwendern
im Einsatz; darunter Tupperware Deutschland, eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH, Parker
Hannifin GmbH, Nobilia, Schmitz Cargobull, FingerHaus GmbH, die Stadt Wuppertal, die Basler
Versicherung, DZ Bank AG, das Universitätsklinikum des Saarlands oder das
Universitätsklinikum Greifswald.